Lange tijd kon u zich onderscheiden met Operational Excellence. Door orders op korte termijn te leveren, producten van goede kwaliteit aan te bieden en een gedegen retour policy maakte u de klant al erg tevreden.Reinier Bosman begint: “Alewijnse is een Nederlands familiebedrijf met 1300 medewerkers en richt zich op (elektro)technische dienstverlening in onder andere de maritieme sector, industrie, technisch beheer en retail. Met vestigingen in onder anderen Brazilië, China, Denemarken en Roemenië, is Alewijnse wereldwijd actief en worden er steeds meer activiteiten over grenzen heen uitgevoerd. Het delen van informatie wordt hierdoor steeds belangrijker en autorisatie wordt steeds complexer.”

“Voorheen werden onze documenten via een folderstructuur op een netwerkschijf opgeslagen.” Vervolgt Reinier. “Dat werkte jarenlang prima, maar meer en meer kreeg Alewijnse vragen van medewerkers over onze manier van documentbeheer en informatiemanagement. Werk ik wel met de laatste versie van het document? Waar staat die laatste versie? Is dit document opgestuurd? Is die offerte al binnen? Waarom krijg ik zoveel e-mail? Waarom duurt het zo lang om een document te vinden? Wat is er gewijzigd? Heb ik die informatie net niet ook al ergens anders ingevuld?”

Meer grip op onze projecten
“Om meer grip te krijgen op onze projecten en om ons informatiemanagement op een hoger niveau te tillen heeft Alewijnse in 2010 besloten om een intern project op te starten”, vervolgt Reinier. “Hiervoor hebben we voor onszelf eerst een business case gedefinieerd waarin we onze belangrijkste doelstellingen hebben vastgelegd. Die doelstellingen zijn:

Efficiënte en (rol)gerichte toegang tot documenten.

  • Effectievere samenwerking tussen Business Units in een project.
  • Optimalisatie van informatie-uitwisseling tussen opdrachtgever en partners.
  • Eenvoudige toegang tot project gerelateerde informatie.
  • Efficiënte afhandeling van ondersteunde (project)processen.
  • Ondersteuning aan vertrouwelijkheid, beschikbaarheid, tijdigheid en controleerbaarheid
  • van verwerking en/of wijziging.”
Venenatis Tristique

Cras justo odio dapibus

Nullam id dolor id nibh ultricies vehicula ut id elit. Maecenas sed diam eget risus varius blandit sit amet non magna. Fusce dapibus, tellus ac cursus commodo, tortor mauris condimentum nibh, ut fermentum massa justo sit amet risus. Nulla vitae elit libero, a pharetra augue.

Angst overwinnen om te delen via SharePoint

“Na deze eerste verkenning van SharePoint en het CTB ProjectPortaal hebben we bewust gewacht op SharePoint 2010. Toen deze was vrijgegeven zijn we met een aantal pilotprojecten gestart. Bij deze projecten kwamen de meeste geformuleerde doelstellingen prima tot uiting. Het belangrijkste, wat we tijdens de pilot geleerd hebben, is dat we de strakke inrichting moesten loslaten. Ieder project vraagt om zijn eigen inrichting. Daarom hebben we na de pilot besloten het template aan te passen, waarbij de projectleider de mogelijkheid heeft om naar eigen inzicht een deel van de projectsite in SharePoint aan te passen.”

“Een ander punt, wat naar voren kwam tijdens de pilot, was dat de gebruikers op een andere manier moesten gaan denken bij het zoeken naar documenten. Ook moest een bepaalde angst overwonnen worden door de SharePoint gebruikers, voordat zij het aandurfden om documenten te gaan delen met externe partijen zoals opdrachtgevers, leveranciers en of bouwpartners.”

Nog sneller en slimmer zoeken

“Op dit moment lopen er verschillende projecten binnen de diverse Business Lines van Alewijnse waarbij er gebruik wordt gemaakt van het CTB ProjectPortaal. De gebruikers zijn tevreden, maar geven ook aan dat er verbeterpunten zijn en nieuwe wensen. Het nog sneller en het nog slimmer zoeken naar documenten is iets wat we uit de gebruikersgroep horen. Ook het genereren van nieuwe documenten op basis van templates, waarbij de documenten automatisch gevuld worden met projectinformatie, is een grote wens. Daarnaast horen we van onze gebruikers veelvuldig de behoefte dat ze eenvoudig willen zien wie welke versie van een document wanneer ontvangen heeft. In overleg met CTB xRM gaan we kijken hoe we dit kunnen verbeteren.”

Call to action example

How to use Dynamics AX as an integraal ERP system

Nulla vitae elit libero, a pharetra augue. Aenean eu leo quam. Pellentesque ornare sem lacinia quam venenatis vestibulum. Maecenas sed diam eget risus varius blandit sit amet non magna. Morbi leo risus, porta ac consectetur ac, vestibulum at eros. Duis mollis, est non commodo luctus, nisi erat porttitor ligula, eget lacinia odio sem nec elit. Vestibulum id ligula porta felis euismod semper. Maecenas faucibus mollis interdum.

Neem contact met ons op